Die Dynamics App Attendee+ erleichtert den Organisatoren von Schulungen für den Vertrieb, Vertriebspartnern oder Fortbildungen ihre tägliche Arbeit.
Die App Attendee+ kann als Modul innerhalb von D365 for Sales genutzt werden oder wird als Komplettlösung bereitgestellt. Wichtigste Vorteile sind
- Ausgereiftes Teilnehmermanagement durch CRM Funktionen,
- Integration und damit perfektes Zusammenspiel mit Microsoft Outlook und
- Leicht anpassbar an individuelle Anforderungen
Ob nun mit unserer Dynamics App oder nicht: Hier haben wir für Sie die wichtigsten Verhaltensregeln und Dos und Don’ts für das Onlineseminar zusammengefasst.
Prozessorientiert werden mit Attendee+ die Rahmendaten festgelegt und aus dem Kundenmanagement die Einladungsliste erstellt: Die Einladungsliste kann nach allen Informationen über Firmen und Kontakten erstellt werden. Nach Interessenschwerpunkten, Arbeitsbereichen oder nach bereits besuchten Seminaren.
Danach bestimmen Sie die Art der Information: Ob Serienmail oder Informationspaket – Attendee+ ist in Office 365 und D365 for Sales integriert. Also alles ganz einfach. Und auch beim Nachhaken oder dem Führen einer Warteliste tut man sich leicht. All das ist bereits vorgesehen. Und wenn mal etwas fehlt? Dann ergänzen wir gern und unkompliziert.
Und am Konferenzort … wie geht es da weiter? Attendee+ enthält auch eine Sicht auf die Daten per Smartphone oder Tablet App. Senden Sie einfach aktualisierte Informationen an den Caterer oder an den Referenten. Alle Informationen liegen vor und können korrigiert und ergänzt werden.
Die folgenden Projektfortschritte werden abgedeckt:
Konzeption der Veranstaltung
Beim Setup einer Veranstaltung werden Thema und Zielgruppe definiert; eine minimale und maximale Teilnehmerzahl und der Veranstaltungsort festgelegt. Es können interne Veranstaltungsräume oder externe Veranstaltungsorte angegeben werden. Auch wird die Veranstaltung budgetiert und die Teilnahmegebühren festgelegt. Moderator, Trainer und Referenten könne auch bereits bestimmt werden.
Einladung und Teilnehmermanagement
Das Teilnehmermanagement erfolgt integriert im CRM System. Damit können die Teilnehmer nach beliebigen – auch beliebig erweiterbaren – Kriterien segmentiert werden. Es kann auf Teilnehmerlisten vergangener Veranstaltungen oder auf Merkmale von Kontakten zugegriffen werden.
Die Einladung erfolgt dann per Serienbrief, Serienmail oder der WebSite – hier nutzen wir Microsoft Portals. Hilfreich dabei ist die perfekte Einbindung von D365 for Sales in Microsoft Outlook, Word und Excel. Die Dynamics App in Outlook zeigt alle gewünschten Information zu einem Kontakt an – ohne in das CRM zu wechseln.
Anmeldungen werden dann direkt beim CRM Kontakt gespeichert und angezeigt. Ansichten und Listen geben jederzeit Einsicht in den aktuellen Stand der Anmeldungen, der Absagen und über noch fehlende Reaktionen.
Bei Nutzung von Microsoft Portals kann der Download von Seminarunterlagen über die eigene WebSite im eigenen Branding erfolgen.
Durchführung
Beim CheckIn der Veranstaltung ist es oft sinnvoll, ein Tablet einzusetzen. Die Attendee+ App ist für Windows, IOS und Android Geräte optimiert. Dabei erfasste Informationen wie WorkShop- Umbuchungen oder Menüwunsche können sofort ausgewertet werden und aktualisieren etwaige vorherige Eingaben.
Analyse
Nach der Veranstaltung wird die Teilnahme – Historie beim Kontakt angezeigt und das Teilnehmerfeedback wird zu einem Customer Satisfaction Survey zusammengefasst. Die budgetierten Kosten können den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt werden.
Technische Hinweise
Attendee+ wird als Managed Solution von Microsoft D365 for Sales in der aktuellen Cloud Version ausgeliefert. D365 for Sales ist die einzige Voraussetzung für deren Betrieb, die wir ebenfalls rasch bereitstellen können. Sie funktioniert Betriebssystem-unabhängig auf fast allen Geräten. Attendee+ enthält die Ansichten und Formulare für die Entitäten Veranstaltung und Teilnehmer. Das vorhandene Formular für Kontakte sollte ausgetauscht oder mit den Veranstaltungen-Funktionen erweitert werden.
Screenshot der Tablet Ansicht von Attendee+
Die Lizenz für Attendee+ wird von den Kriegerkollegen bereitgestellt und kostet 25 Euro pro Benutzermonat. Der Benutzer benötigt zusätzlich eine Dynamics Team Member Lizenz für Euro 6,80 oder eine Sales Professional Lizenz für 54,80. Mindestens eine Sales Professional Lizenz muss vorhanden sein oder gebucht werden. Der Kriegerkollegen Standard ist bei Attendee+ enthalten. Die Preise verstehen sich pro Benutzermonat und zuzüglich MwSt.
Die Implementierung der Solution ohne Anpassungen ist in kurzer Zeit möglich. Anpassungen der Solution und der App müssen abgestimmt werden. Die Webanbindung ist je nach Umfang aufwändiger.
Bildnachweis Konferenzraum Startseite: Photo by Ronald Schuster from FreeImages.