Workflows testen nach Cloud Migration von Dynamics CRM am Beispiel des automatischen Email Versands
Nach einer Migration von Dynamics 2011 „on Prem“ zu Dynamics 365 sollten alle Workflows auf ihre korrekte Funktionsfähigkeit überprüft werden. Nach der Migration einer großen Anwendung fiel uns auf, dass bewährte Workflows zum Email Versand aus dem CRM nicht mehr reibungslos abgearbeitet wurden.
Einer dieser Workflows erlaubt einen vollautomatischen und direkten Versand von Emails aus dem CRM. Alternativ kann der Anwender einen Datensatz mit dem Status „Entwurf“ erstellen. Dazu nutzt er die Funktion „Datensatz erstellen“. Gründe für die Draft Funktion sind:
· Der wichtigste Grund zur Nutzung des Weges über die Entwürfe ist die Möglichkeit, dass ein Anwender die Email-Entwürfe vor dem Versand nochmals prüfen kann.
· Vorteilhaft ist auch die Ergänzung der Entwürfe, wie das Anfügen von Anlagen
· Daher nutzen wir aus Prinzip bei automatisch erstellen Emails an Endkunden immer der Weg über die Entwürfe. Niemals soll eine ungeprüfte Mail an Kunden gehen.
Wir setzen beide Methoden in Workflows ein
· Wir nutzen Email-Entwürfe für externe Adressaten. Es werden beispielsweise Abonnenten eines Softwaretools über den neuen Download-Link informiert oder Seminarteilnehmern wird Ihre Anmeldung zu bestätigt.
· Wir nutzen das direkte Versenden bei automatisch erstellten Email an Mitarbeiter. Das wird beispielweise als Information genutzt, wenn ein Vertriebskollege für ein Kundenseminar als „Ansprechpartner für vertriebliche Fragen“ eingeteilt wird.
Workflow nach der Migration verweigert Bulk Function
Neben dem Workflow zur Erstellung von Email-Entwürfen nutzen wir im alten System noch einen zweiten Workflow: Dieser Workflow ermöglich damit einen „Massenversand“ von 250 Mails. Er wird viele Email-Entwürfe gleichzeitig anwendet. Inhaltlich ändert der Workflow im Email Datensatz zwei Felder, insbesondere wird der Email-Status auf „Pending Send“ geändert.
Dieser zweite Workflow konnte im neuen System auch angewendet werden. Aber die Emails wurden nicht verschickt. Der Versand eines Entwurfs als Einzelmail hat über Klick auf die Schaltfläche „Senden“ weiterhin funktioniert.
Bei bis zu 750 Mail Entwürfen in Spitzenzeiten war dies für die Anwender nicht zumutbar.
In einer Newsgroup war das Problem schon bekannt:
• To do just that, setting email status to Pending Send has been reliably working for everyone since CRM 2011. Until now. Technically, this approach was never documented and the reality of unsupported customizations finally caught up with us.
• Emails would just sit with Pending Send status and Outlook/ServerSideSync would duly ignore them while happily sending all other CRM emails.
Weiterentwicklung des Workflows für D 365 in der Cloud
Ich habe eine CustomWorkflow Activity / benutzerdefinierten Workflowaktivität für die benötigte Funktionalität erstellt: Das Ergebnis ist eine DLL, die ich in Dynamics CRM als Plugin registriert habe und die über eine Managed Solution zur Verfügung gestellt werden kann. Dr. Krieger & Kollegen stellt diese Managed Solution kostenlos zur Verfügung.
Nach Import der Solution steht in der Workflow-Definition eine neue Funktion kk_Send_draftmail bereits, die sie dann in Workflow zu Datensätze der Entität E-Mail integrieren können.
Typischer Anwendungsfall:
· Sie haben über CRM-Workflow zu Ihren Datensätzen eine Reihe von Email-Entwürfen erstellt.
· Über ein Dashboard sehen sie alle Ihre Email-Entwürfe.
· Sie prüfen die Entwürfe in Stichproben.
· Wenn Stichprobe in Ordnung ist, dann markieren Sie die Email Entwürfe und rufen den Workflow auf, der die Funktion kk_Send_draftmail enthält
Wie bekomme ich die Solution?
Bitte wenden Sie sich an info@kriegerkollegen.de unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Email Adresse. Gerne können Sie auch unser Kontaktformular nutzen.
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