Viele Kunden wünschen eine sehr differenzierte Verfolgung von Mails in Dynamics. Im Kriegerkollegen Standard und in der Kriegerkollegen Fokus App ist dies mit Platzhaltern möglich. Mails mit bestimmten Buchstaben- und Ziffernfolgen werden dann an das CRM übergeben und dort den richtigen Datensätzen zugeordnet. Beides erfolgt automatisch.
Ein Fallbeispiel:
- Die Mails eines Benutzers von Outlook (Microsoft 365) enthalten häufig bestimmte Ziffern und Buchstaben. Diese Kombinationen stehen für Angebots-, Projekt- oder Mitgliedsnummern und beginnen immer mit “ANG-” und einer beliebigen 5-stelligen Ziffernfolge. Manche Geschäftspartner nehmen die Zeichenfolge in das Betrefffeld, andere in den Text des Mails.
- Es ist gewünscht, dass nur diese Mails automatisch in Dynamics oder in D365 for Sales nachverfolgt werden. Dies soll für alle ein- wie ausgehenden Mails unabhängig von Sender oder Empfänger gelten. Diese Mails sollen dann in der Zeitachse des richtigen Datensatzes – zum Beispiel dem Angebot ANG-32168 – angezeigt werden.
- Ist beispielsweise die Zahlenkombination nicht auffindbar, bleibt das Mail in einer Wartschlange. Erst dann ist manuelle Nacharbeit nötig. Vielleicht ist es ein Tippfehler oder der Datensatz wurde versehentlich gelöscht. Der Kundenbetreuer erhält dann eine kurze Information.
Natürlich können Mailbezüge in Dynamics weiterhin zusätzlich manuell hergestellt werden, die keine passende Buchstaben-/Zahlenkombination enthalten oder eben nichts mit Angeboten zu tun haben. Die Kernfunktion bleibt erhalten.
Versehentlich falsche Zuordnungen im CRM (“Spatzl, wollen wir heute bei Schuhmanns einen Cocktail zu uns nehmen?”) werden damit unwahrscheinlich. Nur wenn im Mail das Kürzel “PN-32168” auftaucht, dann wird das Spatzl-Mail getrackt und muss schnell wieder aus Dynamics gelöscht werden.