Konsolidierung von Beschaffungsprozessen

In mittelständischen Betrieben sind die Beschaffungsprozesse oft aufwändig.

Einkäufer, die die Beschaffung oftmals sogar neben anderen Tätigkeiten durchführen, investieren viel Zeit für Bestellanfragen. Um die notwendigen Informationen zusammenzustellen, müssen im Unternehmen viele verschiedene Quellen angefragt werden. Der Bestellprozess selbst ist oft weder definiert, noch transparent. Eine Vertretung im Urlaubs- oder Verhinderungsfall schwierig.

Ursachen sind oft erstarrte ERP Systeme, die nicht an die Beschaffungsprozesse des Unternehmens angepasst werden können; CAD Systeme, die auf Teilprojekte beschränkte Stücklisten erzeugen, undokumentierte Verhandlungen und Telefonate.

Die Make or Buy Entscheidung kann oft auch nicht abgebildet werden und die Kenntnis des aktuellen Lagerbestands muss auch meist recherchiert werden.

Manche Einkäufer fühlen sich da wie die Jäger eines verlorenen Schatzes, die aus ungezählten Quellen die Daten zusammensammeln müssen. Auf der Comiczeichnung fehlt letztlich nur der genervte Einkäufer, der in jedem Eimer nachsehen muss, bis er alle relevanten Informationen zusammengesammelt hat.

Die Folgen: Unnötig aufwändige Beschaffungsprozesse, fehlende Transparenz, unerquckliche Verhandlungen, kein Cotrolling, teure Kapitalbindung und Lagerkosten  usw. usf.

Große Unternehmen können sich dabei angepasster Software Lösungen bedienen, die für manche Unternehmen den wirtschaftlichen Rahmen sprengen. Der Gewinn liegt im Einkauf, teilt dann der siebengescheite Kaufmann mit. Aber wie kann man sich als mittelständisches Unternehmen mit geringeren finanziellen und personellen Ressourcen helfen?

Die Fokus App liefert auch unserer Zielgruppe ein Software-Werkzeug in die Hand. Folgende Funktionen haben wir dabei schon in unserem “Werkzeugkasten”:

• Übernahme von Stücklisten aus dem ERP Programm oder der CAD Entwicklung.
• Konsolidierung unterschiedlicher Stücklisten zu Bestellanfragen. Manuelle EIngreifmöglichkeiten.
• Weitergabe der Bestellanfragen an Lieferanten in Form struktuierter PDFs oder in XML.
• Dokumentation der Verhandlungen oder Anfragen – wie Mails, Telefonate und Besprechungen – im Kontext zu Projekten oder Bestellvorgängen
• Auswertung der Angebote und der vergangenen Bestellungen nach Lieferanten, Projekten oder bestellten Materialien

Da wir die Fokus App mit Microsoft PowerApps erstellt haben, sind Erweiterungen und Anpassungen ohne weiteres möglich. Auch ist die Lösung mit einem mobilen Lieferanten-Cockpit ist erweiterbar. Dies kann beispielsweise für Zielgespräche mit Lieferanten genutzt werden.

Wir informieren Sie gerne. Kommen Sie auf uns zu.Wir sind für Sie da.