Wichtige Dokumentation eines Meetings: Der Besuchsbericht
Nutzen Sie die Möglichkeit, ein Gesprächsprotokoll zu verfassen. Der Besuchsbericht ist integraler Bestandteil des Kriegerkollegen Standards. Die D365 Tabelle Besuchsbericht unterstützt die Vorbereitung, die Dokumentation und die Nachbereitung von Kundengesprächen.
Er bietet folgende Vorteile
- Volle Integration in D365 for Sales mit Zugriff auf alle Tabellen und Stammdaten wie Firmen, Kontakte, Produkte, Angebote oder Verkaufschancen,
- Es können mehrere besuchte Personen und begleitende Kollegen erfasst werden: Bis zu acht Teilnehmer pro Besuch sind theoretisch möglich!
- Und das Wichtigste: Aufgaben zur Nachbereitung können erfasst und delegiert werden, zum Beispiel an den Vertriebsinnendienst
Und neu: Die Kamerafunktion
Auf Smartphones und Tablets bietet der Besuchsbericht nun auch die Möglichkeit, Dokumente, Flipcharts oder Präsentationen zu fotografieren. Die Bilder sind dann direkt dem Kunden Besuch zugeordnet und dokumentieren lebendig die Inhalte des Gesprächs. Damit ist die Besuchsbericht Funktion medienübergreifend. Die Kamerafunktion wird ab 1. Dezember 2023 verfügbar sein.
Die Funktionen des Besuchsberichts sind aber nicht nur den Nutzern des Kriegerkollegen Standards vorbehalten. Auch andere Anwender können auf diese Funktionen unkompliziert upgraden. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Wer besucht wen und wo?
Das Gesprächsprotokoll der Kriegerkollegen enthält grundsätzlich mehrere Optionen: Der Kunde oder Geschäftspartner wird besucht. Das Meeting erfolgte in Form einer Videokonferenz in Teams oder einer anderen Software. Oder wir wurden besucht. Gerade wenn man auf vergangene Treffen Bezug nehmen möchte, kann das unangenehme Rückfragen vermeiden.
Das Gesprächsprotokoll der Kriegerkollegen hat weitere nützliche Funktionen: Mit einem Klick wird aus dem Gesprächsprotokoll ein Messebericht mit vielen auf der Messe unverzichtbaren Zusatzinformationen. Oder wurde vereinbart, dass das Protokoll an alle Teilnehmer verschickt werden soll? Ein Report sogt dafür, dass das Gesprächsprotokoll überischtlich als PDF ausgegeben werden kann. Aber auch nur die Informationen enthält, die man selbst weitergeben möchte.
Die Nachverfolgung des Besuchs: Aufgaben für sich und die Kollegen
Gerade die Dokumentation von Aufgaben, die Übersicht der erledigten und noch offenen Aufgaben erleichtern die Arbeit des Vertriebs sehr. Dies gilt für alle Beteiligten: Der Benutzer, der die Aufgaben erledigt erhält damit eine strukturierte ToDo List, der Aufgabenersteller weiß, wann er mit der Folgeaufgabe beginnen kann, und die Vertriebsleitung bekommt einen Eindruck über alle Aktivitäten seines Teams.
Screenshot Besuchsbericht
Und natürlich gibt es einige Dropdown Felder, die das Gespräch qualifizieren und Möglichkeiten für die Eingabe von Freitext. Mit einem ordentlichen Smartphone oder Tablet kann der Freitext über das Besuchsergebnis oder der Hinweis zur Nachbereitung sogar diktiert werden.
Eine Anpassung der Besuchsberichts an spezifische Anforderung eines Unternehmens ist möglich. So können unternehmensspezifische Kundeninteressen oder Produktsegmente als Auswahlfeld angeboten werden.
Der Besuchsbericht der Kriegerkollegen ist auch im Flugmodus verfügbar
In einer Erweiterung stellen wir den Besuchsbericht auch im Offline Modus zur Verfügung. Erst wenn das Mobilfunknetz oder ein WLAN wieder erreichbar sind, erfolgt die Synchronisierung mit D365 for Sales.
Welche Voraussetzungen müssen nun vorliegen, um den Besuchsbericht oder den Kriegerkollegen Standard zu implementieren?
- Wir benötigen eine D365 for Sales Instanz in der Cloud in einer aktuellen Version,
- Der Benutzer des Besuchsberichts muss mindestens eine Team Member Lizenz von Dynamics besitzen
- Optional: Der Kriegerkollegen Standard
Dieser Besuchsbericht steht natürlich auch Kunden zur Verfügung, die D365 for Sales im Einsatz haben, aber (noch) nicht auf die Vorteile des Kriegerkollegen Standards setzen. Der Kriegerkollegen Standard, der den Besuchsbericht enthält, kostet 6,50 Euro zzgl. MwSt. pro Benutzermonat. Anpassungen und Weiterentwicklungen werden nach Aufwand abgerechnet. In der Offline Version verlangen wir 11,80 pro Benutzermonat.
Damit gilt das, was Christian Morgenstern schon mal gesagt hat: „Besuche machen immer Freude: Wenn nicht beim Kommen, so doch beim Gehen.“ Denn mit einem guten Besuchsbericht bleibt die Freude auch nach dem Gegangensein lang erhalten. Jedenfalls mit dem Besuchsbericht der Kriegerkollegen 😉
Fragen Sie uns einfach nach dem “Besuchsbericht”.