Dieser Mitarbeiter sortiert zukünftig die Mails Ihrer Firma.
Wünschen Sie sich einen Mitarbeiter, der Ihre Mails und die Mails Ihrer Kollegen Firmen und Projekten zuordnet? Wir haben diesen Kollegen für Sie erstellt. In diesem Beitrag erfahren Sie, was er kann und wie er funktioniert.
Eine Erweiterung der Fokus App der Kriegerkollegen übernimmt diese Aufgabe. Dieses Tool steht auch für D365 for Sales zur Verfügung. Outlook E-Mails werden dabei übergeben und Firmen und Projekten zugeordnet. In den Einstellungen wird festgelegt, welche Mails an die Fokus App übergeben werden. Folgende Regeln enpfehlen wir:
- Übergabe der Mails aus den Outlook Ordnern “Posteingang” und “Gesendet”.
- Es werden Mails übergeben, die eine externe Domain des Senders oder Empfängers haben.
- Weiter: Definition der Mails, die nicht übergeben werden sollen.
Das sind oft der Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, Newsletter Versender oder private Maildomains (t-online.de, gmx.de …)
In der Fokus App wurden zuvor Firmen oder Projekte festgelegt. Die Mails werde automatisch einer Firma oder einem Projekt zugeordnet. Die Projektzuordnung erfolgt durch Auswertung der Mails nach Domain und Schlüsselworten. Die Schlüsselworte können beliebig definiert werden. Es wird der Text und der Betreff des Mails ausgewertet.
Das sind die Vorteile:
- Projektbezogene Übersicht aller Mails des Teams.
- Anrufe und Notizen können in dieser Übersicht ergänzt werden.
- Schnelle Einarbeitung und Übersicht auch für neue Teammitglieder.
Wir können beliebig viele Mitarbeitern die erweiterte Fokus App zur Verfügung stellen. Jedes Outlook Mail dieser Mitarbeiter wird damit ausgewertet. Die Zeitachse eines Projekts in der Fokus App enthält damit die Mails unabhängig vom internen Empfänger oder Absender.
Wenn Mails nicht oder nicht richtig zugeordnet wurden, kann der Bezug in der Fokus App korrigiert werden. Dort können auch neue Projekte angelegt werden.
Damit entfallen auch lange und fehleranfällige CCs . Und es können in dieser Zeitachse auch Anrufe protokolliert oder Notizen hinterlegt werden.
Hat mich schon jemand gefragt, ob dies schon Artificial Intelligence (KI) ist? Das ist es sicher nicht. Wir können aber bei der Auswertung der Zeitachse Künstliche Intelligenz einsetzen. Die KI generiert Zusammenfassungen der Kommunikation, einschließlich der Telefonanrufe und Aufgaben.
Unsere Mail Analyse und der Regarding Prozess können wir in Dynamics 365 for Sales integrieren. Das funktioniert für alle Versionen von D365 for Sales.
Wir bieten das Tool als Erweiterung der Fokus App oder des Kriegerkollegen Standards für 12 Euro pro Benutzermonat an. Hinzu kommen Projektkosten für Customizing und Schulung und die Kosten für die dazaugehörige Anwendung wie D365 for Sales oder der Fokus App.
Dieses Werkzeug basiert auf Microsoft Dataverse und nutzt PowerAutomate und PowerApps als Softwaretools. Die Softweare läuft auf Servern innerhalb der Europäischen Union und ist DSGVO konform.