Grundsätzlich gibt es zwei Wege zur Erstellung eines Serienbriefes in D365 for Sales. Wohlgemerkt: Hier sprechen wir nicht von einem Newsletter oder ein Serienmail, sondern von einem gedruckten Brief. Sowohl aus der Sicht des Marketings, als auch aus rechtlicher Sicht ist der Serienbrief ein oft sinnvolles Werkzeug.
In diesem Artikel werden folgende Prozesschritte erläutert:
- Auswahl der Empfängerliste
- Erstellen eines Briefvorlage oder eines Templates
- Verknüpfen der Verteilerliste und der Vorlage
- Bereitstellen des Serienbriefes
Ob der Brief dann an einen Lettershop weitergereicht wird oder inhouse ausgedruckt und eingetütet wird, ist uns an dieser Stelle egal. Wichtig ist nur, dass das persponlisierte Dokument dann für die Weiterverarbeitung zur Verfügung steht. Und: Der Briefversand in unserem CRM Kundenmanagement zur Verfügung steht.
Mit D365 Bordmitteln einen Serienbrief erstellen
Microsoft schlägt vor, ausgewählte oder gefilterte CRM Datensätze in Excel abzuspeichern und dann mit einem Serienbriefdokument in Word zu verknüpfen. Diese Lösung hat den charmanten Vorteil, dass ein geübtes Sekretariatsteam den Serienbrief wie gewohnt erstellen kann. Eigentlich ist vor dem Excel Export nur wenig zu beachten:
- Die Ansicht sollte alle Spalten enthalten, die im späteren Serienbrief enthalten sind. Unnötige Spalten kann man ausblenden; dies vereinfacht die spätere Serienbrief Erstellung.
- Wichtig: Die ersten drei Spalten der exportierten Exceldatei enthalten Informationen zu den Datensätzen, die nicht gelöscht werden sollten. Dies würde gegebenenfalls den Re-Import einer korrigierten Datei erlauben.
- Üblicherweise möchte ich die Empfänger des Serienbriefs im CRM Kundenmanagement dokumentiert wissen. Dies geht am besten durch die Anlage einer Kampagne oder einer Schnellkampagne “Brief”. Beim Empfänger ist dann in der Zeitachse seine Mitgliedschaft an der Briefkampagne dokumentiert, zusätzlich finde ich in der Kampagne dann auch die Liste aller Serienbrief Empfänger.
Mit der Anlage einer (Schnell-) Kampagne kann ich auch die Kampagnenreaktionen wie “Weitere Informationen gewünscht” oder “Empfänger verzogen” . erfassen. Auch kann ich dort das Ziel und den Erfolg des Serienbriefs dokumentieren.
Der Serienbrief und die Excel Datei können dann als Datei – zum Beispiel auf dem SharePoint Server oder einer Dropbox – abgespeichert werden. Diese Dateien können auch als Dokumente als Anhang in der Zeitachse oder in der Dokumentenverwaltung von D365 for Sales abgespeichert werden. Dann spart man sich, das erneute Abspeichern und die Pflege der Datenhaltung ausserhalb des CRMs.
Wenn es sich um die Weihnachtspost handelt, kann man so auf diesen Weihnachstbrief und den Verteiler zurückgreifen und das nächste Weihnachtslied (ohne sonderliches Weihnachtsleid) ist fast schon vorbereitet.
Aber eigentlich würde man sich doch wünschen, dass die Erstellung eines Serienbriefs komfortabler erfolgt. Die Firma MSCRM AddOns hat seit vielen Jahren das Documents Core Pack im Angebot. Diese Solution wird in D365 for Sales importiert und erlaubt eine recht elegante Erzeugung von PDF und Word Dokumenten.
Serienbrief mit MS CRM ADDONS erstellen
Mit dem Produkt Documents Core Pack werden die Vorlagen (Templates) im D365 for Sales verwaltet. Erstellt werden diese Vorlagen in gewohnter Weise in Microsft Word und dann hochgeladen. Die Vorlagenverwaltung ist damit sehr einfach: Wir können einfach den Weihnachtsbrief des Vorjahres (gleich höre ich auf damit 😉 heranziehen, überarbeiten und unter neuem Namen abspeichern.
Das bietet sich natrülich für alle Arten von Serienbriefen an: Produktinformationen, Preislisten Updates und natürlich jede Art der Marketinginformation.
Der Ablauf
- Erstellen einer Kampagne oder Schnellkampagne. Dies dient wie bei den “CRM Bordmitteln” der Dokumentation.
- Auswahl der Mitglieder durch Filterung oder Einzelauswahl
- Für diese Mitglieder wird dann die Serienbrief Vorlage ausgewählt und der Serienbrief erstellt.
Das Ergebnis ist ein Word oder PDF Dokument, dass dann in die Weiterverarbeitung gegeben werden kann. Der entscheidende Vorteil ist die erleichterte Erstellung von Wordvorlagen, der Wegfall des Excel Exports und die automatisierte Ablage der Vorlagen in D365 for Sales.
Wer ohne Anlage einer Kampagne oder Schnellkampagne verzichten will, wovon wir abraten (!), kann mit einem Workflow die Ablage der Briefe in der Zeitachse steuern. Gern stellen wir einen solchen Workflow zur Verfügung.
Documents Core Pack kann natürlich auch an vielen anderen Stellen nützlich sein: Die erleichterte Erstellung und Verwaltung von Vorlagen kann für jedes Formular wie den Besuchsbericht, Projekttabellen, Firmen- und Kundenprofilen usw. genutzt werden.
Wir stellen Ihnen gerne beide Lösungen vor und helfen bei deren Implementierung!